La práctica fue implementada mediante una estrategia que incluye tres grandes etapas: planificación estratégica, ejecución operativa y evaluación. Cada etapa está articulada por un equipo coordinador, y cuenta con la colaboración de diversas unidades académicas, culturales y administrativas de la UCA.
En esta fase se diseña el enfoque metodológico, se identifican los países participantes, se establecen contactos con representaciones diplomáticas, se traza el cronograma anual y se asignan roles entre las unidades participantes mediante un organigrama del proyecto.
Cada mes está dedicado a un país diferente. Junto con las representaciones diplomáticas se define una agenda con actividades académicas, culturales y de vinculación desarrolladas de manera continua. La agenda mensual permite combinar acciones formativas (clases espejo, webinars, charlas sobre becas, concursos en temas específicos) con experiencias culturales (tertulias literarias, cine, gastronomía, conciertos y presentaciones de libros).
El programa cuenta con una identidad visual que favorece el posicionamiento de marca y facilita la divulgación de sus actividades a nivel interno y externo, a través de los diferentes medios institucionales; además, contribuye a su identificación por parte de los grupos de interés.
Cada actividad cuenta con un presupuesto asignado, compartido entre las embajadas y la UCA. La etapa de producción del programa es de marzo a octubre, en concordancia con el calendario académico.
Se aplican tres mecanismos de evaluación: revisión mensual con aliados internacionales, evaluaciones intermedias internas con el equipo coordinador, y evaluación final de la planificación anual con el equipo coordinador y las autoridades universitarias. Estos espacios permiten reconocer fortalezas y oportunidades de mejora para lograr los objetivos propuestos.
El programa se coordina mediante una estructura organizativa propia del proyecto que facilita la distribución de tareas y roles. La estructura está constituida de la siguiente manera:
(Ver detalle de funciones en Planificación Pasaporte Global 2025).
En 2023, el programa inició con un esquema de financiamiento compartido entre las unidades participantes y aportes en especie por parte de las embajadas. A raíz de los resultados obtenidos en la primera edición, para 2024 las autoridades universitarias aprobaron un presupuesto institucional, para que fuera administrado por la DRIC; este monto fue incrementado para 2025.
Los aportes, tanto institucionales como de las embajadas, incluyen: